Zaakgericht werken is een belangrijke ontwikkeling die al enige tijd speelt binnen de (lokale) overheid. Het verbetert in veel gevallen de dienstverlening, de efficiency van werken, de toegankelijkheid van informatie en zorgt ook voor kostenbesparing. Het is voor een gemeente belangrijk om te beseffen dat zaakgericht werken niet geregeld is met de overstap naar een zaaksysteem. Het gaat bovenal om de processen en de mensen in de organisatie en in de keten. Daarin zit de verandering van werken.
Zaakgericht werken gaat ervan uit dat alle informatie over de behandeling van een zaak aan die zaak gekoppeld is en voor alle betrokkenen toegankelijk is. Dit zorgt voor transparantie en prettig samenwerken. Door zaakgericht te werken kunt u als gemeente de kwaliteit en doorlooptijd van uw processen beter bewaken. Burgers en bedrijven kunnen de afhandeling van zaken eenvoudiger en beter volgen, bijvoorbeeld via MijnOverheid. Dit verbetert de dienstverlening en verhoogt de efficiëntie.
Zaakgericht werken gaat uit van standaardisatie van processen en de bijbehorende informatie. Hierover worden afspraken gemaakt die zijn vastgelegd in zaaktypen. Deze zaaktypen kunt u als organisatie gebruiken in een generiek geautomatiseerde oplossing: een zaaksysteem. Een zaaktype bestaat uit de combinatie van onder andere statussen, betrokkenen, documenten, zaakobjecten en resultaten. Met het laatste aspect wordt de relatie gelegd naar archivering van het zaakdossier (bewaar- en vernietigingstermijnen).
Zaakgericht werken is een verbijzondering van procesgericht werken. Procesgericht werken is het resultaatgericht en structureel besturen, bewaken, uitvoeren en verbeteren van processen. Door procesgericht te denken en te werken, worden de activiteiten van een organisatie over afdelingsgrenzen heen in samenhang bekeken, in functie van het resultaat van een proces, meestal een product of dienst dat aan een klant wordt geleverd. Procesmatig werken is dus meer dan enkel processen identificeren en beschrijven. Het impliceert ook dat deze processen de basis vormen van de sturing van de organisatie met ondermeer als doel om efficiency en effectiviteit te verhogen.
Om burgers en bedrijven efficiënter van goede informatie te voorzien is het wenselijk om meer procesapplicaties aan te sluiten op het document- en recordsmanagement systeem. Met als doel om procesdossiers en -documenten centraal te kunnen opslaan en archiveren.
iPerspectiev ondersteunt organisaties bij de invoering van zaak- en procesgericht werken.
" Wij zijn pas tevreden als uw medewerkers met plezier werken aan een zaak."